库房布局

库房选址

中心选址在青浦出口加工区,毗邻大虹桥商务区,北有福泉山文化、南有崧泽文化故地,周边无化工、无污水处理厂、无垃圾处理等腐蚀、污染性企业,也无毒害、辐射、爆炸、大磁场等影响环境和危害人身的单位,且位于上海西部较高地区,远离潮水、洪灾等自然灾害影响,附近有G50,G1501,S26三条高速公路环绕,建有崧泽高架,人口密度较小,且交通十分方便、快捷,通讯设施设备十分完善。

库房设置

根据市场需要,中心设置甲级、乙级两类库房,甲级库房用于保存永久性的档案和贵重物品;乙级库房用于保存30年以下档案物品。档案托管可以采取集中托管或库区租赁两类方式,以方便客户自由选择。

地面特点

中心的库房地面设计充分考虑到了文档保管箱与各类装具的承载重量。为了适应文档等的长期储存、管理的需要,对地面设计采取特别措施提高地面荷载以适应地面承载重量,即地面荷载基本达到17KN/m2。库房地面平滑、光洁、干净,且一楼库房地面涂有防潮防尘作用的油漆。

档案装具

为满足客户单位需求,中心采用两类档案装具。阁楼货架便于大量的票据、凭证、单据等箱装保存,其存放价格相对较低,且方便、简单,但保管条件一般符合文件资料的短、中期保存,而密集架便于重要档案实体的保存,主要是保存保管期限较长、保存要求较高、档案利用价值较长远的档案,其存放价格相对稍高,且标准、规范,但保管条件符合国家档案管理部门的相关标准。二类档案装具的选择,由客户单位根据自身的要求自由选定。

库房通风

中心的每层按方位设置为一个大库房,档案托管库房地面到顶部空间较大,各列、架之间留有一定距离,且相隔距离符合国家库房相关要求,库房内档案装具摆放原则上基本按国家档案装具摆放规定与该库房的窗口垂直,这样格局便于库房通风、消防、出入库、上架、巡查等。同时,分别每个库房安装有除湿设备和通风窗户等。

库房内控

中心库区内部设计基本按国家库房建设规定:库房区与办公区隔离,每个库房均有2个出入口,按档案库房温湿度标准严格控制。为方便客户调阅档案,我司设有独立的客户服务中心,配备客户服务大厅及临时查档室,同时,我司还备有客户单位租赁库区,且在租赁时其档案管理员用作办公的房间。托管的档案采取“三人取档”的安全防范措施,并有严格档案出入库登记制度。

库房防护

防水、防潮:库房选址有先天优势,远离海湖区域,避免台风及水雾对档案的影响,该库房地基高于水平地面50cm以上,并定期检查库房排水设施。恒温恒湿系统采用先进的自动恒温恒湿设备,完全满足档案寄存的温湿度要求。

防尘、防高温、防有害气体:周边无化工、药物、垃圾处理等厂;库房门窗密封性好;室内常处恒温恒湿状态;密集架设有防尘板;独立的清风系统,档案进库前先除尘,定时清扫,当空气有污染时,库房门窗进行密封处理。同时,每个库房均设立粉尘检测点,时刻检测库房的粉尘情况。

防霉、防虫、防鼠:恒温恒湿系统能有效抑制有害生物、细菌的生长;库房内所有排风管道、排气排水孔均设不锈钢网罩;一楼设有专门的熏蒸室,档案入库前也可根据状况进行熏蒸处理;在库房门边配备防鼠板及仿声驱鼠设备等。

防光(紫外线:库房配置定制遮阳窗帘;库室内照明亮度小于100勒克斯。

库房管理

对于托管库房内使用的装具可以根据实际需要而定制,专为存放档案保管箱。不同区域的装具上全都贴有代表“位置”的条形码,将每个位置条形码的信息上传至文档条码追踪系统中,所有的保管物品都处于条形码管理中。而且我们研发、定制出一整套适用于库房管理的标准制度、专业措施及业务流程。这套制度、措施及流程的内容包含了库房管理的各个方面,大到库房的整体维护和定期维修,小到库房内的定期杀虫等均已覆盖。

档案科技展示中心

为推广国内当前档案管理科技手段和管理工具,让客户及时了解、体验未来的档案管理理念和 模式,我司在四楼特设“档案科技展示中心”,主要展示目前主流的档案管理手段、工具及方式,如:电脑档案密集架、电动档案密集架、实物档案搁架、珍贵档案或文献保管箱或柜、特殊载体保管工具等。

条码系统

方便托管档案的查找定位、信息统计、实体盘点及出入库监控,我司安装使用条形码信息识别管理系统,对所有出入库的档案进行定位管理。托管档案入库时,按入库区位安排对每库、每架、每格都编有条形码,即为架条形码和格条形码,并将已编制的条形码对应粘贴在醒目的地方,同时,在档案盒或档案箱上也粘贴条形码,从而实现“库、架、格、档案”四位一体的定位查找功能。

安全管理

我司有专业的安全管理人员每日24小时进行安全巡查,并实时登记巡查情况;所有进出库区的内部人员实行门禁控制,外部人员实行申请报批并进行登记;在库区公共通道、关键部位、重点区域安装红外线摄像设备,24小时高清摄像监控相关区域、人员、设备、系统等情况;库区如有异常则会发出报警,报警信息与110等系统连接,实行警民联动。

我司为加强托管档案移动控制,一方面实行专人专责,档案运输、档案递送实行“责任追究制”, 谁经办谁负责;档案出入库进行详细登记,出库有出库登记,入库有入库记录,责任到人;档案移动过程中,在移动设备上安装监控管理设备,以确保档案移动中的安全与完好。

消防系统

针对托管库房消防问题,我司对甲级库房、乙级库房及其他区域配备高压细水雾喷淋消防系统,如出现火情,通过隔离空气中氧气而致使火焰熄灭的细水雾喷淋系统的功能将会发挥作用,以此保护托管纸质档案不被损坏。该消防系统适用于计算机房、通讯机房、配电房、档案库房、票据、文物资料库等场所。

从基建设计入手,最大程度的降低火灾风险:库房使用阻燃材料进行建筑;地基为混凝土浇筑,建筑主体由双层钢结构中间夹防火阻燃材料建成;库房建筑内墙、用于隔离办公区与库区的墙壁和门、特藏库以及特藏库外的隔离间都使用防火材料建成的防火墙与防火门;定期对所有设备进行运行检测,并定期进行模拟危机演习,以更好的保管好客户的文档和数据。

除霉除菌系统

客户单位托管档案因其形成年度较早且保管条件较差,纸质载体出现霉变、生虫等问题,对此我司 配有档案消毒熏蒸系统,可先将其实体档案进行熏蒸消毒后再存入库房保管;而对于在库房存放时间较久的客户档案,我司将定期进行熏蒸消毒处理,以确保库房托管档案无生虫、无霉变现象。

恒温恒湿系统

温度与湿度是档案害虫生长的必备条件。为确保托管库房档案无生虫、无霉变问题,我司配有恒温恒湿系统,对库房温湿度进行调节,温湿度高时可以调低,温湿度低时可以调高,同时辅以除湿机、人为开窗通风等,温度控制在14-24℃,湿度控制在45-60%,以确保档案害虫无法在库房中生长、成活。

调阅派送

档案保存的首要目的是利用。当客户单位将档案托管后,根据其业务工作需要,将不定期需要对档案进行现场查看、电子调阅、实体派送等,我司根据客户提出的利用申请,采取现场查询登记、电子传送记录、原件借出派送的方式为客户做好相关服务。原则上,客户单位档案管理员或授权调用人员在我司档案托管系统-客户服务中心办理相关利用手续,在客户单位领导审批后,由我司根据审批结果提供服务。

运营平台

中心档案托管系统是为客户档案进行库房管理、温湿度监控、档案出入库、档案存放位置及档案查询、档案派送、利用申请等服务运营平台,它整合了库房设备、条码系统、安全系统、消防系统、温湿度系统、档案出入库、档案借阅归还等各种系统信息。运营平台帮助中心库房档案员对库房档案进行管理和监控,并方便档案托管客户利用这个平台监控、利用本单位托管的档案,及时掌握托管档案的进出库等信息,同时还可以将托管档案库房的监控画面定期开放给所属客户查看、检查。